Asiento contable de faltante de caja
Cuando se cuenta el dinero de la caja (arqueo) y hay menos de lo que dicen los libros, hay un faltante. El asiento depende de quién lo asume: el cajero o la empresa.
El caso
Según los libros, la caja debería tener S/ 1 850. En el arqueo hay S/ 1 700. Faltan S/ 150 y la empresa decide que los asuma el cajero, descontándolos de su sueldo.
Asiento por el faltante
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 14 | CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS), DIRECTORES Y GERENTES | 150.00 | |
| 141 | Personal | ||
| 1419 | Otras cuentas por cobrar al personal | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 150.00 | |
| 101 | Caja | ||
| x/x Por el faltante de caja a cargo del cajero |
Asiento al descontarlo del sueldo
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 41 | REMUNERACIONES Y PARTICIPACIONES POR PAGAR | 150.00 | |
| 411 | Remuneraciones por pagar | ||
| 4111 | Sueldos y salarios por pagar | ||
| 14 | CUENTAS POR COBRAR AL PERSONAL, A LOS ACCIONISTAS (SOCIOS), DIRECTORES Y GERENTES | 150.00 | |
| 141 | Personal | ||
| 1419 | Otras cuentas por cobrar al personal | ||
| x/x Por el descuento del faltante en la planilla |
Si la empresa asume el faltante
Si no se sabe quién fue o la empresa decide no cobrarlo, el faltante es un gasto:
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 65 | OTROS GASTOS DE GESTIÓN | 150.00 | |
| 659 | Otros gastos de gestión | ||
| 6599 | Otros gastos de gestión | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 150.00 | |
| 101 | Caja | ||
| x/x Por el faltante de caja asumido por la empresa |
Para descontarle al trabajador conviene tener su autorización por escrito.
Asiento de destino
Todo gasto que se registra en las cuentas 62 a 68 (por naturaleza) se registra también por destino: a qué área de la empresa corresponde. Se carga a la cuenta del elemento 9 y se abona a la 79 por el mismo monto. Si es la primera vez que lo ves, revisa la guía del asiento de destino.
Solo hay gasto cuando la empresa asume el faltante (el asiento de la 65). La caja es parte de la administración, así que en este ejemplo va a la 94. Si lo paga el cajero, no hay gasto y no se hace destino.
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 94 | GASTOS DE ADMINISTRACIÓN | 150.00 | |
| 79 | CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS | 150.00 | |
| 791 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| 7911 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| x/x Por el destino del gasto |
¿Cómo lo hago en mi caso?
El asiento de arriba es solo para este ejemplo. En tu empresa depende de dónde se usó el gasto:
- Todo de administración (oficina, gerencia, contabilidad): Debe 94 S/ 150, Haber 79 S/ 150.
- Todo de ventas (vendedores, tienda, publicidad, despacho): Debe 95 S/ 150, Haber 79 S/ 150.
- Todo de producción (fábrica, taller): va a la cuenta de costo de producción, por ejemplo Debe 92 S/ 150, Haber 79 S/ 150. Ese costo después pasa al producto, no al resultado directo.
- Compartido entre áreas: se reparte con un criterio que se pueda explicar (personas por área, metros que ocupa cada una, horas de uso). Por ejemplo, 60 % administración y 40 % ventas: Debe 94 S/ 90 y 95 S/ 60, Haber 79 S/ 150.
El PCGE deja el elemento 9 para que cada empresa arme su contabilidad analítica. Las cuentas 92, 94, 95 y 97 son las que usa casi todo el mundo, pero si tu empresa tiene otras subcuentas, usa las suyas. Lo que no cambia: el total del destino siempre es igual al gasto y la 79 va al Haber.