Asiento contable del alquiler de un local (con garantía y detracción)
Si la empresa alquila un local para operar, el alquiler mensual es un gasto en la 635 Alquileres. Al firmar el contrato normalmente se entrega una garantía, que no es gasto: es dinero que se recupera al final.
El caso
La empresa alquila un local a otra empresa por S/ 3 000 al mes más IGV (S/ 540): S/ 3 540. Al firmar entrega dos meses de garantía: S/ 6 000.
Asiento por la garantía
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 16 | CUENTAS POR COBRAR DIVERSAS - TERCEROS | 6,000.00 | |
| 164 | Depósitos otorgados en garantía | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 6,000.00 | |
| 104 | Cuentas corrientes en instituciones financieras | ||
| 1041 | Cuentas corrientes operativas | ||
| x/x Por la garantía entregada al firmar el contrato |
Asiento por la factura del mes
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 63 | GASTOS DE SERVICIOS PRESTADOS POR TERCEROS | 3,000.00 | |
| 635 | Alquileres | ||
| 6352 | Edificaciones | ||
| 40 | TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR | 540.00 | |
| 401 | Gobierno central | ||
| 4011 | Impuesto general a las ventas | ||
| 40111 | IGV - Cuenta propia | ||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS | 3,540.00 | |
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | ||
| 4212 | Emitidas | ||
| x/x Por el alquiler del local del mes |
Asiento por el pago, con detracción
El alquiler de bienes está sujeto a detracción del 10 % cuando la factura pasa de S/ 700. La empresa deposita S/ 354 en la cuenta del Banco de la Nación del arrendador y le paga S/ 3 186 en su cuenta normal. La deuda se cancela completa:
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS | 3,540.00 | |
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | ||
| 4212 | Emitidas | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 3,540.00 | |
| 104 | Cuentas corrientes en instituciones financieras | ||
| 1041 | Cuentas corrientes operativas | ||
| x/x Por el pago del alquiler (S/ 3 186) y el depósito de la detracción (S/ 354) |
Si el dueño del local es una persona natural sin negocio, no hay IGV ni factura y las reglas cambian; ese es otro caso.
Asiento de destino
Todo gasto que se registra en las cuentas 62 a 68 (por naturaleza) se registra también por destino: a qué área de la empresa corresponde. Se carga a la cuenta del elemento 9 y se abona a la 79 por el mismo monto. Si es la primera vez que lo ves, revisa la guía del asiento de destino.
En este ejemplo el local tiene una tienda y una oficina. La tienda ocupa el 70 % del área: S/ 2 100 a ventas (95). La oficina, el 30 %: S/ 900 a administración (94). La garantía no lleva destino porque no es gasto.
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 94 | GASTOS DE ADMINISTRACIÓN | 900.00 | |
| 95 | GASTOS DE VENTAS | 2,100.00 | |
| 79 | CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS | 3,000.00 | |
| 791 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| 7911 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| x/x Por el destino del gasto |
¿Cómo lo hago en mi caso?
El asiento de arriba es solo para este ejemplo. En tu empresa depende de dónde se usó el gasto:
- Todo de administración (oficina, gerencia, contabilidad): Debe 94 S/ 3 000, Haber 79 S/ 3 000.
- Todo de ventas (vendedores, tienda, publicidad, despacho): Debe 95 S/ 3 000, Haber 79 S/ 3 000.
- Todo de producción (fábrica, taller): va a la cuenta de costo de producción, por ejemplo Debe 92 S/ 3 000, Haber 79 S/ 3 000. Ese costo después pasa al producto, no al resultado directo.
- Compartido entre áreas: se reparte con un criterio que se pueda explicar (personas por área, metros que ocupa cada una, horas de uso). Por ejemplo, 60 % administración y 40 % ventas: Debe 94 S/ 1 800 y 95 S/ 1 200, Haber 79 S/ 3 000.
El PCGE deja el elemento 9 para que cada empresa arme su contabilidad analítica. Las cuentas 92, 94, 95 y 97 son las que usa casi todo el mundo, pero si tu empresa tiene otras subcuentas, usa las suyas. Lo que no cambia: el total del destino siempre es igual al gasto y la 79 va al Haber.