Asiento contable de gastos de capacitación del personal
Cuando la empresa paga un curso para sus trabajadores, el gasto va en la cuenta 624 Capacitación, dentro de los gastos de personal, aunque lo dicte una empresa de afuera.
El caso
La empresa contrata un curso de Excel para 5 trabajadores. El centro de capacitación emite una factura por S/ 2 000 más IGV (S/ 360): total S/ 2 360.
Asiento por la factura
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 62 | GASTOS DE PERSONAL Y DIRECTORES | 2,000.00 | |
| 624 | Capacitación | ||
| 40 | TRIBUTOS, CONTRAPRESTACIONES Y APORTES AL SISTEMA DE PENSIONES Y DE SALUD POR PAGAR | 360.00 | |
| 401 | Gobierno central | ||
| 4011 | Impuesto general a las ventas | ||
| 40111 | IGV - Cuenta propia | ||
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS | 2,360.00 | |
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | ||
| 4212 | Emitidas | ||
| x/x Por el curso de capacitación del personal |
Asiento por el pago
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 42 | CUENTAS POR PAGAR COMERCIALES - TERCEROS | 2,360.00 | |
| 421 | Facturas, boletas y otros comprobantes por pagar | ||
| 4212 | Emitidas | ||
| 10 | EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO | 2,360.00 | |
| 104 | Cuentas corrientes en instituciones financieras | ||
| 1041 | Cuentas corrientes operativas | ||
| x/x Por el pago del curso |
La capacitación de los trabajadores no es una remuneración: no paga EsSalud ni se le descuenta pensión al trabajador.
Asiento de destino
Todo gasto que se registra en las cuentas 62 a 68 (por naturaleza) se registra también por destino: a qué área de la empresa corresponde. Se carga a la cuenta del elemento 9 y se abona a la 79 por el mismo monto. Si es la primera vez que lo ves, revisa la guía del asiento de destino.
En este ejemplo los 5 trabajadores son de administración, así que los S/ 2 000 del curso van a la 94. El IGV no entra al destino, porque no es gasto.
| CÓDIGO | Detalle | DEBE | HABER |
|---|---|---|---|
| 94 | GASTOS DE ADMINISTRACIÓN | 2,000.00 | |
| 79 | CARGAS IMPUTABLES A CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS | 2,000.00 | |
| 791 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| 7911 | Cargas imputables a cuentas de costos y gastos | ||
| x/x Por el destino del gasto |
¿Cómo lo hago en mi caso?
El asiento de arriba es solo para este ejemplo. En tu empresa depende de dónde se usó el gasto:
- Todo de administración (oficina, gerencia, contabilidad): Debe 94 S/ 2 000, Haber 79 S/ 2 000.
- Todo de ventas (vendedores, tienda, publicidad, despacho): Debe 95 S/ 2 000, Haber 79 S/ 2 000.
- Todo de producción (fábrica, taller): va a la cuenta de costo de producción, por ejemplo Debe 92 S/ 2 000, Haber 79 S/ 2 000. Ese costo después pasa al producto, no al resultado directo.
- Compartido entre áreas: se reparte con un criterio que se pueda explicar (personas por área, metros que ocupa cada una, horas de uso). Por ejemplo, 60 % administración y 40 % ventas: Debe 94 S/ 1 200 y 95 S/ 800, Haber 79 S/ 2 000.
El PCGE deja el elemento 9 para que cada empresa arme su contabilidad analítica. Las cuentas 92, 94, 95 y 97 son las que usa casi todo el mundo, pero si tu empresa tiene otras subcuentas, usa las suyas. Lo que no cambia: el total del destino siempre es igual al gasto y la 79 va al Haber.